Dans les coulisses d’une étape du Tour de Romandie

Le Tour de Romandie s’est achevé il y a quelques semaines, avec son lot d’émotions et de moment forts. J’ai eu la chance de vivre une étape de l’intérieur en qualité de secrétaire du Comité d’organisation de l’étape d’Echallens. Aussi, j’aimerais partager avec vous cette expérience.

Tout a débuté en septembre 2020 avec la création de l’Association Tour de Romandie 2022 par l’union entre l’Association de développement du Gros-de-Vaud, la Commune d’Echallens et le Vélo-club d’Echallens. Afin de constituer le comité, un appel à volontaires, notamment pour le poste de secrétaire a été lancé. En tant que membre du vélo-club et de formation administrative, je me suis donc annoncée pour ce rôle.

Le Comité de l’Association s’est réuni pour la première fois le 18 novembre 2020 pour discuter notamment de la constitution de l’association (membres, ouverture d’un compte bancaire, etc.) et des postes nécessaires pour l’organisation de l’étape du TDR. Mon rôle à cette occasion a été de convoquer la séance, puis prendre le procès-verbal. Ensuite, j’ai contacté les personnes qui avaient annoncé leur intérêt à adhérer à l’association afin de valider leur souhait pour que la caissière leur envoie ensuite la cotisation.

Les deux séances qui ont suivi ont principalement traité de la constitution du Comité d’organisation de l’étape et de la préparation de la première séance avec ce dernier. Une fois que tous les noms étaient connus, j’ai élaboré un organigramme dudit Comité. J’ai convoqué les membres à la première séance qui s’est tenue le 1er mars 2021, soit 13 mois avant le jour J. Puis, ce sont des rencontres mensuelles qui ont eu lieu avec toujours le procès-verbal rédigé par mes soins. Ces séances se déroulaient en soirée et duraient parfois jusqu’à tard au vu de la quantité d’informations à échanger. Il n’était donc pas toujours facile pour moi de garder la concentration à 100 % pour mon compte-rendu, mais en reprenant calmement le lendemain, je suis arrivée à rendre des textes corrects et cohérents.

En premier lieu, un appel à bénévoles a été lancé au travers d’un article dans le Journal du Gros-de-Vaud. J’ai donc dû réceptionner les mails des personnes intéressées à donner de leur temps pour cet événement et transmettre leurs contacts aux commissions choisies.

En parallèle, il était également nécessaire de trouver des partenaires financiers pour permettre la réalisation de cette manifestation. C’est donc la commission en charge du sponsoring qui a œuvré afin de créer un réseau de sponsors, en collaboration avec les personnes chargées de la communication qui ont élaboré le dossier de sponsoring. Un repas de soutien a également été organisé pour permettre de lever des fonds. Initialement prévu en janvier 2022, ce dernier a dû être déplacé en raison du COVID et il s’est déroulé en mars 2022. Bien évidemment, tout le Comité était présent à ce repas, pour la mise en place et la décoration de la salle la veille, les contacts à prendre le jour J et le rangement à la fin de la journée.

Mais n’oublions pas tous les aspects de communication : les réseaux sociaux et autres supports tels qu’affiches, flyers, banderoles, etc. ont été déployés pour publiciser cette journée-événement dans la région. De plus, différents courriers ont été envoyés aux entreprises et habitants d’Echallens afin de les informer des restrictions de circulation et de parcage le jour de l’étape.

Pour les aspects logistiques, j’ai également été sollicitée par la commission Sécurité pour demander le soutien de la protection civile et des sapeurs-pompiers pour les aspects sécuritaires de l’étape.

Enfin, c’est une logistique énorme qui a été mise en place autour de cet événement : pose de barrières, restrictions d’accès, solutions de parcage pour les habitants, montage (puis démontage) denotre tente VIP, accueil des VIP, organisation de la salle de presse et repas pour les journalistes, etc. Tout cela n’aurait jamais été possible sans l’aide et la motivation des nombreux bénévoles qui ont œuvré tant en amont que le jour de l’étape. Nous étions une super équipe, tout le monde s’entendait bien et ça a permis de créer de très beaux liens.

Nous avons vraiment travaillé en équipe pour mener à bien ce projet et nous pouvons dire que la fête fut belle. En effet, le Jour J, la météo était de notre côté et les spectateurs étaient nombreux pour admirer les coureurs. D’ailleurs, nous avons eu la chance de les voir passer 2 fois, puis d’apprécier l’arrivée, étant donné qu’il s’agissait d’une étape en boucle.

Peut-être que cet article vous donnera envie de vous engager pour l’organisation d’une étape dans votre région ? En tous cas, pour moi, ce fut une expérience incroyable ! Être au centre de la manifestation le Jour J, savoir où se cachent les cars avec les coureurs et pouvoir aller leur demander des autographes et des selfies, cela n’a pas de prix. J’étais une vraie gamine en plein rêve ce jour-là !Ceci d’autant plus que vu que mon travail de secrétaire s’était déroulé en amont, j’étais libre le jour de l’étape, jusqu’au moment du rangement, j’en ai donc profité un maximum.

Katia Chianelli

Le vélo a toujours fait partie de la vie de Katia. Petite déjà, elle enfourchait son vélo pour partir sur les chemins de traverse et rouler juste pour le plaisir. Après, le vélomoteur, puis la voiture, la famille, et le travail lui ont fait délaisser le vélo pendant une période. Mais l’amour était si fort qu’il fallait bien qu’elle s’y remette. Au début, c’était juste pour les balades en famille au bord du lac. Puis elle a commencé à aller au travail à vélo. Ensuite, elle s’est acheté un VTT et s’est inscrite au Vélo Club d’Echallens. Elle y a appris la technique à VTT et découvert le bonheur d’être sur des chemins forestiers. Enfin, à force de faire la route pour se rendre au travail, elle a acquis un vélo de course, avec lequel elle a également découvert le plaisir de la route. Mais rouler seule, c’est ennuyeux alors elle a créé le groupe Bike For Fun sur Strava avec le soutien de Fast And Female. Les sorties de Bike for Fun ont lieu chaque dernier dimanche du mois et se terminent toujours par un moment sympa dans un petit bistrot ou tea-room du coin.

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